Un eveniment organizat cu o precizie de ceas elveţian

          Ştii momentul ăla în care îţi dai seama că ai lăsat iar totul pe ultima sută de metri şi ai putea să le faci pe toate bine doar dacă te-ai clona de 3-4 ori? Ei bine, eu aşa fac în 99 % din cazuri, dar când e vorba de lucruri importante pentru servici mă pregătesc din timp.
    
      Acum două luni mi-am luat inima-n dinţi şi am intrat la şefu’ în birou să-i fac o propunere. Şi dacă te-ai gandit la propuneri indecente, ruşinică! Cu mari emoţii am bătut la uşă, am intrat, şefu vorbea la telefon ca de obicei şi mi-a făcut semn să iau loc şi să aştept până termină de vorbit la telefon. Nu trece mult, conversaţia se termină, eu iau o gură mare de aer şi îi înşir toate motivele pentru care ar trebui să organizeze o Gală a Angajatului . 

          După o sprânceană ridicată şi multe semne de întrebare care parcă pluteau în aer, am început să recit iar poezia. Anul trecut a fost unul greu, dar am trecut cu bine peste acel hop şi acum suntem in top 3 firme de electrice din ţară . Eu zic că argument mai bun nici nu am. Subliniez ce am de subliniat şi aştept reacţia care vine neaşteptat de repede: eu mă voi ocupa de organizarea evenimentului şi bugetul e restrâns – strâns cu un corset ca o doamnă din anii ’50. Angajaţii model vor primi premii în bani şi eu trebuie să mă descurc cu cât am – 10 % . Am dreptul la bani doar pentru cină, cafelele de bun venit şi din pauză, apa şi costul camerelor de hotel în cazul în care va fi nevoie. Am exact 2 luni la dispoziţie pentru a face planul de bătaie.

Triumfătoare şi nu prea, îmi iau catrafusele şi plec din biroul şefului. Întrebarea : “ce-a fost în capul tău, Alino?” a trecut razant prin gând, dar am alungat-o repede. Era un test sub presiune şi trebuia să-l iau cu nota maximă.

      60 zile, 1440 de ore în care trebuie să organizez un eveniment de afaceri de mare anvergură cu 50 de invitaţi
       Ideea evenimentului este deja creionată : Gala Angajatului. Conceptul nu vreau să fie unul plictisitor, ci unul care să te ţină în priză. Anul trecut a fost ca o piatră de încercare pentru firmă şi faptul că am ajuns la liman printre primii, e mare lucru. Orele suplimentare au fost la ordinea zilei şi fiecare angajat şi-a rupt din timpul liber pentru binele firmei. Trebuie totuşi să să implic şi colaboratorii şi furnizorii noştri. Fără ajutorul şi înţelegerea lor nu am fi reuşit.
         Pun pe hârtie tot ce trebuie să am în vedere şi stabilesc priorităţile în timp.

  • o locaţie care să se ridice şi la aşteptările celui mai exigent invitat ;

Cu locaţia a fost foarte uşor de ales. Aveam în minte un eveniment la hotel şi recomandarea făcută de şeful meu a fost de bun augur. Mi-a sugerat hotel Golden Tulip Times , hotel amplasat în zona centrală a Bucureştiului cu un spaţiu amplu şi generos şi care are un centru de conferinte cu perspectivă panoramică asupra oraşului . Marele bonus este un set complet de echipamente specifice moderne. Astfel nu trebuie să mă mai stresez cu privire la sonorizare sau proiector . 

intrare

  • o dată şi o oră la care toată lumea să fie disponibilă ; 

După un scurt dialog în sala de şedinţe cu colegii mei, am ales 3 zile din luna februarie în care ei vor fi disponibili. Voi alege ca evenimentul să fie în weekend pentru ca invitaţii să aibă timp să se pregătească pentru eveniment – vizitele la coafor, timpul acordat machiajului în cazul doamnelor, timpul de pregătire a costumelor sau a rochiilor. Pentru bunul mers al evenimentului şi pentru a nu sacrifica o zi de lucru, ziua alocată evenimentului va fi sâmbătă 6 februarie. 

  • o listă de invitaţi întocmită pe categorii : angajaţi, consiliul de conducere, colaboratori şi furnizori ;
  • pregătirea unui playlist relaxant pentru perioada înmânării premiilor și a cinei ;

  • pregătirea unui mail de informare de îndată ce am data stabilită ;

     De îndată ce am rezervat sală mare  de conferinţeam anunţat printr-un mail data şi ora evenimentului pentru a nu-şi face colegii mei planuri în acea zi. 

  • crearea unei invitaţii şi inmânarea ei în timp util ;

Am petrecut ceva timp la alegerea designului invitaţiei. Vroiam să fie simplă, dar nici prea simplă, nu prea încărcată. Am mizat pe faptul că şefu’ e glumeţ şi textul a fost scris în mod natural. Ştiam foarte bine că orele suplimentare au fost un ghimpe în coastă şi am subliniat asta în invitaţie. Încă din prima săptămână am avut gata invitaţia, ea fiind printată şi oferită pe data de 21 decembrie. Până pe data de 25 ianuarie voi aștepta confirmările colegilor și în cazul în care nu le voi primi, voi suna personal pentru a fi sigură. Este importantă estimarea numărului de persoane prezent la Gală din punct de vedere organizatoric.

  • solicitarea serviciilor unui fotograf profesionist ;

E foarte importantă imortalizarea momentelor cheie ale evenimentului și păstrarea lor drept o motivație pentru anii ce vor urma. 

  • găsirea unui sponsor pentru crearea unui kit pentru fiecare invitat cu emblema firmei noastre ;

        Am vrut crearea unui kit reprezentativ pentru firma noastră și cu ajutorul unui furnizor am reușit să bifez și această dorință de-a mea. Agendele noastre vechi și ponosite nu erau o “carte de vizită” demnă de o firmă aflată în top 3. 
        Așa, pe fiecare masă, în dreptul fiecărei persoane se vor afla următoarele elemente personalizate: o agendă A 4 cu foi veline, un pix elegant, o scrisoare de mulțumire pentru implicarea dovedită de-a lungul anului semnată de domnul Directorul general, o agendă mică numai bună de adăugat în servietă sau poșetă, o sticlă de apă, un toc de ochelari, 2 stick-uri de memorie, un mic penaj pentru rechizite și un set de 100 de cărți de vizită cu un design modern.

  • decorarea sălii cu flori ;

Am ales folosirea unor boluri mici albe simple cu flori cu tulpinile taiate la minim pentru a putea avea contact vizual cu orice interlocutor, indiferent de coltul în care se află.

  • contactarea unui speaker deosebit pentru a susține un discurs pro-bono ;
  • pregătirea prezentărilor power point din ziua evenimentului ;

  • rezervarea unor camere în cadrul hotelului ca măsură de precauţie ;

Deşi e primul eveniment pe care-l organizez, ştiu că nu toată lumea este din Bucureşti şi după o zi plină cu siguranţă nu toată lumea vede cu ochi bun un drum către casă de 3-4 ore. 

  • închirierea unor limuzine care să ridice fiecare invitat de la domiciliu;

Nu în fiecare zi ai ocazia de a merge cu o limuzina și în același timp, nici Gala Angajatului nu este în fiecare zi. O ocazie specială cere un mijloc de transport special. 

  • crearea unui program de desfăşurare a evenimentului ;

Acesta va fi înmânat odată cu înregistrarea invitaților în ziua evenimentului.

         

          Odată ce am vizitat hotelul Golden Tulip Times, facilităţile oferite mi-au dat câteva idei. Cafeaua delicioasă băută la parter la Cafe Times – un oază de relaxare renovată de curând cu un stil modern şi avangardist – a fost punctul de plecare . M-a determinat să vreau ca întâmpinarea invitaţilor şi înregistrarea lor să fie făcută la parter şi pentru început să fie savurată o cafea la ora 16: 30.

Golden Tulip Times cafe times
Cafe Times
        Vom porni către etajul 9 unde se află Centrul de conferințe. Am ales sala de conferința Panorama, o sală cu priveliște spre Casa Parlamentului cu un spațiu generos și lumină naturală. Cu emoții, voi lua cuvântul la ora 16:30 ajutându-mă de proiector pentru a ura bun venit și pentru a prezenta următorii speakeri ce vor lua cuvântul.
Directorul General și doamna director Economic vor avea misiunea de a prezenta evoluția financiară a firmei și a tuturor pașilor care au dus la premiului pe care firma noastră abia l-a primit – Locul numărul 2 în România ca firmă de electrice.

imagepanorama_3_0

      La 17:10 voi prezenta cu mari emoții următorul speaker, un speaker surpriza. Am complotat cu unul din colaboratorii cei mai vechi al firmei și am reușit să conving unul din titanii din domeniu să fie prezent și să ne motiveze pentru o lungă perioadă de timp. Abia aștept reacția colegilor mei. E o surpriza și pentru mine și acest domn va fi piatra de temelie pentru anul ce abia a venit. A fost de acord ca la sfârșitul discursului său să răspundă la toate întrebarile colegilor mei. 
       La ora 18:10, vom urca la etajul 10 unde este situat Clubul Skyline cu un impresionant dom de sticlă, prin care vom putea asista la o panoramă impresionantă asupra împrejurimilor și a Arenei Naționale.

cupola


     După pauza de cafea cu o priveliște care-ți taie răsuflarea, ne vom întoarce la etajul 9 pentru ceremonia de înmânare a diplomelor și a premiilor în bani oferite drept mulțumire pentru toată munca asiduă susținută pe tot parcursului anului trecut. Angajatul anului a primit un curs de perfecționare de 1000 de euro. Și eu mi-aș fi dorit să am o așa oportunitate. Să vă mai spun că am reușit și avut și o copie a 
      Chipurile colegilor mei pline de entuziasm și bucurie mi-au umplut inima de bucurie și m-au făcut să simt că am făcut un lucru bun. Era singurul lucru de care aveam nevoie.
    Discursurile pline de glume în domeniu și de cuvinte de laudă la adresa firmei și a colectivului mi-au întărit senzatia că și la servici am a doua familie – o familie de la care ai ce învăța în orice moment, care îți rămâne aproape chiar și în cele mai grele momente și alături de care evoluezi și devii un profesionist mai competent.


      La ora 19:00 este ora cinei și ne vom îndrepta cu pași repezi către Restaurantul Good Old Times. Pentru cină am ales ceva ușor, light pentru că țin la sănătatea și fizicul colegilor mei. Un meniu primăvăratic în speranța că nu-mi vor spune băieții că le dau să mănânce “iarbă ” prea multă . Ambientul cald și primitor va fi un bonus binevenit. 
Aranjamentul mesei se va remarca prin eleganță și simplitare. Personalul tânăr și foarte bine pregătit va fi foarte apreciat de toată lumea. Selecția vastă de vinuri mi-a dat bătăi de cap, însă cred că am făcut alegerea potrivită.
       Faptul că vor primi drept desert o felie frumoasă de tort și nu va intra pe ușă un tort cu artificii va uimi pe mulți. Scena cu tortul este mult prea banală față de asul pe care-l am eu în mânecă pentru seara aceasta.
     

Golden Tulip Times restaurant service
Golden Tulip Times restaurant






    După câteva zeci de minute de rememorare a evenimentelor importante ale anului trecut îmi fac curaj să fac un anunț important. Rog pe toată lumea să își ia hainele și să coboare în parcarea hotelului pentru că acolo se află o surpriză pentru ei.
          O surpriză despre care știu doar eu și staff-ul hotelului cu care am complotat. Mi-au permis să aduc în parcarea hotelului nu mai mult și nici mai puțin de 50 de karturi. Și în toată perioada în care noi am mâncat, am asistat la discursuri și am ciulit urechile și am sorbit fiecare cuvânt al invitatului surpriză, am avut niste spiridusi care m-au ajutat și au transformat parcarea în pistă pentru karturi.

Sursa
          Pe holul de la parterul hotelului au fost adaugate săgeți cu indicii, pe ele scriind așa:  “spre decolare” , “un puseu de adrenalină” , ” nu ești îmbrăcat corespunzator! “, “ar fi cazul să scapi de papion!”. La ieșirea dinspre parcare, in dreptul ușii a fost montat temporar un cort ce avea 2 uși pe una era scris mare ” Doamnelor, poftiți!” și pe cealaltă scria : “Domnilor, intrați, vă rog! “
         Cu multă bunăvoință am reușit să obțin și costume pentru toți invitații, deși ar fi fost foarte comic să vezi domni și doamne distinse în ținută de gală, fără pantofi conducând karturile. 
         După ce s-au schimbat toți invitații într-o costumație adecvată, au fost invitați spre parcare. Acolo unde acum câteva ore erau mașinile lor, acum era o pistă luminată și funcțională. Faceți doar un exercițiu de imaginație și închipuiți-vă 50 de oameni mari bucurându-se ca niște copii mici. Sărind în sus și uitând de toate necazurile adunate de-a lungul timpului. Acela a fost momentul în care am putut răsufla ușurată și am știut că a meritat fiecare clipă de deznădejde și de stres.
       Rețeta unui eveniment de succes are rezultatul scontat dacă pe lângă creativitate și spirit organizatoric adaugi un strop de imaginație, un strop de curaj și unul de pasiune.

* Articol scris pentru Spring Superblog 2016 *


You may also like

1 Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *